Laatste update: juli 2025
ARTIKEL 1: DOELSTELLING
1.1 De Geschillencommissie adviseert het bestuur van de S.L.D.L. met betrekking tot de afhandeling van een klacht cq. geschil.
1.2 De Geschillencommissie adviseert het bestuur van de S.L.D.L. met betrekking tot het nemen van maatregelen die de oorzaken van regelmatig voorkomende klachten/geschillen wegnemen.
1.3 De Geschillencommissie heeft als doel bij te dragen aan de verbetering/optimalisering van het functioneren van de S.L.D.L.
1.4 De leden van de Geschillencommissie dienen te handelen zoals vastgelegd in dit document.
ARTIKEL 2: BEGRIPPEN EN BEPALINGEN
- Indiener: degene die de klacht cq geschil aanhangig heeft gemaakt
- Verweerder: de betrokken tegenpartij
- Commissie: een door de ALV benoemde onafhankelijke groep personen, de Geschillencommissie
- ALV: Algemene Leden Vergadering
- Klacht: dit kan zowel een klacht als een geschil zijn
- Bestuur: het bestuur van de SLDL
- De Geschillencommissie brengt verslag uit over haar werkzaamheden aan de ALV en het DB van de SLDL. Dit verslag is openbaar en maakt deel uit van het jaarverslag
- De Geschillencommissie coördinator draagt zorg voor de agenda van de vergadering, de verslaglegging van de bijeenkomsten van de Geschillencommissie en de archivering van de Geschillencommissiestukken.
ARTIKEL 3: SAMENSTELLING GESCHILLENCOMMISSIE
De Geschillencommissie dient te bestaan uit minimaal 3 leden en 2 reserve leden welke uit haar midden een voorzitter kiezen.
ARTIKEL 4: WIJZE VAN INDIENING BIJ DE SECRETARIS
4.1 Een klacht kan worden ingediend door:
- een lid van de SLDL
- een team dat lid is van de SLDL
- een vereniging ingeschreven bij de SLDL
- een locatiehouder/beheerder waar wordt gespeeld en de SLDL een verplichting mee is aangegaan
- het bestuur van de SLDL ( alleen mogelijk bij de Geschillencommissie )
4.2 Een klacht dient schriftelijk, dan wel per mail, ingediend te worden bij de secretaris van de SLDL.
ARTIKEL 5: BEOORDELING VAN EEN KLACHT
5.1 De secretaris beoordeelt of een verzoek om behandeling van een klacht door de Geschillencommissie in behandeling kan worden genomen en maakt dit bekend aan de voorzitter.
5.2 Indien de secretaris meent dat aan een verzoek om behandeling van een klacht door de Geschillencommissie op grond van dit reglement niet zal kunnen worden voldaan, zal de secretaris hieromtrent de voorzitter berichten, die in overleg met de secretaris zal beslissen over het al dan niet plaatsen van de klacht op de agenda van de Geschillencommissie
5.3 De secretaris draagt zorg voor zo spoedig mogelijke agendering van de klacht(en) die door de Geschillencommissie behandeld kunnen worden. Tevens zorgt de secretaris voor de verzameling van alle relevante stukken en verspreidt deze aan alle betrokken partijen. Een geagendeerd verzoek tot behandeling van een klacht wordt besproken op de eerstkomende vergadering van de Geschillencommissie, doch uiterlijk drie weken na ontvangst van het verzoek om behandeling.
ARTIKEL 6: BEHANDELING VAN EEN KLACHT DOOR HET BESTUUR VAN DE SLDL
a) De indiener ontvangt uiterlijk binnen 7 dagen na ontvangst door de secretaris een ontvangstbevestiging van de klacht per schrift dan wel per mail. Indien van toepassing zal de verweerder worden geïnformeerd.
b) Het bestuur van de SLDL zal binnen 21 dagen, na ontvangst door de secretaris, schriftelijk, dan wel per mail het besluit van de SLDL kenbaar maken.
c) Is het bestuur echter van mening dat er geen besluit genomen kan worden binnen de termijn van 21 dagen, zal men de indiener en verweerder hierover informeren. Tevens zal er kenbaar worden gemaakt binnen welke redelijke termijn de indiener en verweerder een besluit mogen verwachten. Doch uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangstbevestiging van de klacht/geschil.
d) Het bestuur kan echter ook van mening zijn dat zijzelf de klacht door de Geschillencommissie moet laten beoordelen. In dit geval zal de indiener, en indien van toepassing, de verweerder hiervan in kennis worden gesteld uiterlijk binnen 3 dagen nadat het bestuur dit besluit heeft genomen, echter binnen 14 dagen na ontvangst door de secretaris van de klacht.
ARTIKEL 7: DE GESCHILLENCOMMISSIE
7.1 De Geschillencommissie vergadert indien en voor zover klachten aanwezig zijn, zo dikwijls als de voorzitter en/of een lid dit gewenst acht, maar in ieder geval binnen de daarvoor gestelde termijn van ontvangst van een klacht.
7.2 De Geschillencommissie vergadert aan de hand van een agenda en relevante stukken.
7.3 De Geschillencommissie maakt een verslag van haar vergadering.
7.4 De Geschillencommissie beslist met meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. Leden van de Geschillencommissie worden in de gelegenheid gesteld in het advies een minderheidsstandpunt te verwoorden.
7.5 Ieder lid brengt één stem uit zonder last of ruggespraak.
7.6 Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
7.7 Besluiten kunnen worden genomen indien tenminste twee leden van de Geschillencommissie aanwezig zijn.
ARTIKEL 8: WIJZE VAN INDIENING BIJ DE GESCHILLENCOMMISSIE
8.1 De Geschillencommissie kan een klacht ter behandeling ontvangen door zowel het bestuur als door een indiener. Zie artikel 4.1
8.2 Een klacht kan worden ingediend bij de Geschillencommissie indien:
- er meer dan 30 dagen zijn verstreken, na ontvangst van de klacht door de secretaris, en de indiener niet is geïnformeerd over het genomen besluit
- de klacht blijft bestaan
- de indiener of verweerder het niet eens is of zijn met het genomen besluit door het bestuur. In bovenstaande gevallen dient de klacht:
o hetzelfde te zijn als welke bij het bestuur is ingediend.
o behoort de indiener dezelfde te zijn als de oorspronkelijke indiener - het bestuur tot dit besluit komt. In alle bovenvermelde gevallen dient de klacht beargumenteerd te zijn.
ARTIKEL 9: ONTVANKELIJKHEID
9.1 De Geschillencommissie neemt een klacht niet in behandeling indien:
- de klacht reeds door verzoeker aanhangig is of wordt gemaakt bij een rechterlijke instantie (behandeling van de klacht wordt dan opgeschort).
- de klacht geen vastgesteld beleid betreft; klachten welke betrekking hebben op de uitvoering van het beleid worden hier niet bedoeld.
9.2 Indien verzoeker tijdens de behandeling door de Geschillencommissie van een klacht zich wendt tot een rechterlijke instantie. De indiener dient dit per ommegaande te melden bij de Geschillencommissie. De Geschillencommissie zal terstond de klacht niet verder behandelen en ter zake geen advies uitbrengen aan het bestuur. De Geschillencommissie zal het bestuur en de indiener hiervan schriftelijk dan wel per mail in kennis stellen.
9.3 Een verzoek om behandeling van een klacht wordt weer in behandeling genomen indien verzoeker de klacht aan een rechterlijke instantie heeft voorgelegd met het oog op behoud van rechten en tevens de betreffende rechter heeft verzocht de behandeling in afwachting van de beslissing van de SLDL op de klacht, aan te houden
ARTIKEL 10: BEHANDELING VAN EEN KLACHT DOOR DE GESCHILLENCOMMISSIE
10.1 Indien een klacht rechtstreeks aan de Geschillencommissie wordt voorgelegd door een andere partij dan het bestuur van de SLDL, zal de Geschillencommissie het bestuur binnen 3 dagen na ontvangst van de klacht in kennis stellen over:
- de door hun ontvangen klacht
- het tijdstip van ontvangst
- de indiener van de klacht
- de termijn binnen welke verwacht mag worden dat een advies wordt gegeven doch uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst van de klacht.
10.2 De indiener krijgt binnen 7 dagen na ontvangst van de klacht door de Geschillencommissie een bevestiging, schriftelijk dan wel per mail, dat de klacht is ontvangen en wordt geïnformeerd over de verdere werkwijze. Het reglement wordt ter informatie toegestuurd aan indiener.
10.3 Indiener en verweerder ontvangen tenminste drie dagen van tevoren bericht over de datum en het tijdstip van de vergadering waarin de Geschillencommissie de klacht zal behandelen en ontvangen tevens alle voor die behandeling ingebrachte stukken. Indiener en verweerder wordt, indien van toepassing, meegedeeld welke andere personen buiten de Geschillencommissie en secretaris door de Geschillencommissie voor betreffende vergadering zijn uitgenodigd.
10.4 Indiener en verweerder worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord door de Geschillencommissie. Datum en tijdstip waarop partijen worden gehoord, worden door de Geschillencommissie vastgesteld. indiener kan de Geschillencommissie verzoeken derden te horen, die zijn beweringen bevestigen of toelichten tijdens de mondelinge behandelingen, mits indiener tenminste drie dagen voor de hiervoor geplande vergadering van de mondelinge behandeling de naam van getuigen en/of deskundigen aan de coördinator van de Geschillencommissie heeft meegedeeld. De verweerder wordt hiervan in kennis gesteld.
10.5 De Geschillencommissie past het principe van hoor en wederhoor toe.
10.6 De Geschillencommissie bepaalt de datum en het tijdstip van de vergadering waarop derden als bedoeld in artikel 10 lid 4 zal/zullen worden gehoord, tenzij de Geschillencommissie van oordeel is dat een mondelinge behandeling niet kan bijdragen tot advisering over de klacht.
10.7 De Geschillencommissie en secretaris beraadslagen en behandelen de Geschillencommissiestukken vertrouwelijk.
10.8 De Geschillencommissie brengt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk twee weken na de vergadering haar advies schriftelijk onderbouwt uit aan het bestuur. Indiener en verweerder ontvangen van het advies een afschrift. Deze termijn kan bij wijze van uitzondering één maal worden verlengd. indiener en verweerder krijgen van deze verlenging en van de reden daarvan tijdig bericht.
10.9 De Geschillencommissie geeft in haar advies gemotiveerd aan:
• of de klacht ontvankelijk is;
• of de klacht gegrond is;
• wat de Geschillencommissie verder van belang acht;
• welke eventuele beleidswijzigingen worden voorgesteld.
10.10 De Geschillencommissie kan het verzoek om behandeling van de klacht ongegrond verklaren indien deze discriminerend van aard is, of indien indiener geen belang heeft bij deze klacht.
10.11 Het bestuur volgt het advies van de Geschillencommissie tenzij er zwaarwegende bezwaren zijn. Indien het bestuur overweegt af te wijken van het advies van de Geschillencommissie, doet zij dit slechts na overleg met de Geschillencommissie.
10.12 Indiener en Geschillencommissie ontvangen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken nadat het advies aan het bestuur is uitgebracht, de schriftelijke beslissing van het bestuur op de klacht.
10.13 Als het bestuur van het advies van de Geschillencommissie afwijkt, motiveert zij schriftelijk de reden van afwijking aan de Geschillencommissie en aan indiener. Indien het bestuur zich niet aan de gestelde termijn van twee weken houdt, is de uitspraak van de Geschillencommissie bindend.
ARTIKEL 11: SPOEDPROCEDURE
11.1 De voorzitter kan de Geschillencommissie bijeen roepen om een spoedeisende klacht die een onmiddellijke voorziening behoeft en waarvoor niet de gebruikelijke werkwijze kan worden afgewacht, te behandelen.
11.2 De bepalingen voor de gebruikelijke behandelingsprocedure zullen voor zover de spoedeisendheid dat toelaat, overeenkomstig van toepassing zijn.
11.3 De Geschillencommissie geeft in haar advies aan waarom en op welke onderdelen van de klacht, zij een onmiddellijk advies nodig acht. De Geschillencommissie geeft tevens aan ten aanzien waarvan welke onderdelen van de klacht de gebruikelijke procedure zal worden gevolgd.
11.4 Na het uitbrengen van het advies aan het bestuur, wordt zo spoedig mogelijk – doch binnen vijf werkdagen – door het bestuur beslist. Deze beslissing wordt onverwijld aan verzoeker en verweerder meegedeeld. Verzoeker en verweerder krijgen zo spoedig mogelijk een afschrift van dit besluit.
ARTIKEL 12: VASTSTELLING EN WIJZIGING
Dit reglement wordt vastgesteld en zo nodig gewijzigd door het bestuur.
ARTIKEL 13: SLOTVERKLARING
Het bestuur behoudt zich het recht voor wijzigingen in hierboven vermelde aan te brengen en zal in dat geval hier de commissie van in kennis stellen en kenbaar maken op de site.